Appel à la soumission de proposition sur les élections: Bureau des Affaires Publiques de l’Ambassade des Etats-Unis, Programme de financement

Titre de la possibilité de financement:  Programme de sensibilisation sur les élections PAS de l’ambassade américaine à Haïti
Numéro de la possibilité de financement: DOS-PD-PAP-DF-
Date limite pour soumettre les applications: 1 fevrier 2019
Numéro de CFDA: 19.040 – Programmes des Affaires Publiques
Montant total disponible: $100,000
Maximum pour chaque subvention:  $ 25,000*

*Note: Des subventions pour des montants plus importants peuvent être disponible. Les candidats doivent remplir toutes les conditions nécessaires pour cette possibilité de financement et écrire à papgrants@state.gov  avec une justification distincte/ indépendante/séparée indiquant le montant total sollicité.

DESCRIPTION DU PROGRAMME

La section des affaires publiques de l’ambassade des États-Unis (AP) du département d’état

des États-Unis est heureuse d’annoncer que le financement est disponible grâce à son programme de petites subventions de diplomatie publiquepour les activités de sensibilisation aux élections.

Le bureau des Affaires Publiques du département d’état Américain  de l’ambassade des Etats-Unis en Haiti  a le plaisir d’annoncer qu’une subvention est disponible à travers le programme de petites subventions du Bureau des Affaires Publiques. C’est une proposition de projet annuelle définissant nos priorités de financement, les thèmes stratégiques sur lesquels nous mettons l’accent, les procédures pour soumettre des demandes de financement.  Prière de lire et suivre attentivement toutes les instructions ci-dessous.

Proposition de petites subventions: 

But des petites subventions: PAS Haïti invite despropositions de programmes qui soutiennent laparticipation politique, les femmes en politique, la participation des jeunes aux élections,

la participation des électeurs, les guides d’électeurs non partisans et lesrapports électoraux.

Tous les programmes doivent inclureun élément culturel américain, ou un lien avec des experts/

américains, des organisations/s, ou des institutions/s dansun domaine spécifique

qui favorisera la participation politique.

Quelques exemples de programme de petites subventions du bureau des affaires publiques incluent mais ne se limitent pas à :

  • Des conférences académiques et professionnelles, des formations et des programmes avec des intervenants;
  • Des ateliers artistiques et culturels, des représentations et des expositions communes;

Les secteurs prioritaires du programme:

  • La promotion et la sensibilisation politique et la participation du public et/ou des jeunes.
  • La promotion de l’éducation civique et la participation des jeunes à l’éducation civique, dans le processus démocratique, le bénévolat et le service communautaire.
  • La lutte contre la corruption
  • La promotion de l’état de droit/ administration efficace dans le système judiciaire\
  • Promouvoir la primauté du droit/une administrationefficace dans la justice
  • Favoriserl’éducation des électeurs, les guides d’électeursnon partisans, les rapports électoraux, les contrôleurs defaits
  • Autonomisationdes femmes et des jeunes

Participants et publiques:

Pour décider quels projets supporter, l’ambassade prendra en compte la gamme et la variété complètes des organisations haïtiennes ou américaines.  Le bureau des affaires publiques cherchera aussi à cibler géographiquement et démographiquement des publiques divers à travers les dix départements d’Haiti.

Les institutions et les particuliers américains et haïtiens qui ont fait leurs preuves dans la mise en œuvre de programmes et d’activités culturels et éducatifs exceptionnels auront la priorité. Les nouveaux bénéficiaires auront généralement la priorité sur les bénéficiaires précédents. La préférence sera donnée aux propositions qui démontre une durabilité du projet a long-terme et qui inclus une forme quelconque de répartition des coûts avec l’/les institution(s) partenaires et un engagement du secteur privé qui permettra aux programmes de devenir plus durable dans ses prochaines variantes. Les propositions solides incluront une étude de l’impact du programme, en plus des résultats/de l’évaluation, à la fin de de la période de subvention.

Les catégories de programmes suivant ne sont pas financées :

Les projets soutenant une activité politique partisane;

  • Les bourses d’études à titre personnel;
  • Les projets de construction;
  • Les programmes supportant des activités religieuses particulières;
  • Les campagnes de collecte de fonds;
  • Les revendications pour une législation ou un programme particulier
  • La recherche scientifique;
  • Les programmes de développement institutionnel ou de soutien d’une organisation; ou
  • Les programmes qui reproduisent des projets déjà existants.

Législation autorisant, le type et l’année de subvention:

La source de financement est FY2019 Affaires Publiques

INFORMATION SUR LA BOURSE/LE PRIX/ LA SUBVENTION FÉDÉRAL

La durée de la période d’évaluation: jusqu’a 12 mois
Nombres de subventions anticipées: 5 bourses/prix (dépendant des montants)
Montants des bourses/prix/subventions: les subventions peuvent varier entre un minimum de $2,500 à un maximum de $25,000
Financement total disponible: $100,000
Type de financement: Année fiscale 2019 Financement du bureau des Affaires Publiques
Date prévue pour le début du programme:  1 mars, 2019

Le présent avis dépend de la disponibilité du financement/de la subvention.

Type d’instrument de financement: Allocation ou montant fixe de la subvention. Les accords de coopération sont différents des subventions dans le sens que les employés de section des Affaires Publiques sont plus activement impliqués dans l’implémentation de la subvention.

Période d’exécution du Programme: Les programmes soumis devraient être achevés/terminés/ en douze mois ou moins.

Le bureau des Affaires Publiques recevra des applications pour des subventions continues financées en vertu de ces allocations au-delà de la période initiale du budget sur une base non compétitive moyennant la disponibilité des fonds, des progrès satisfaisants du programme, et une résolution qu’un financement continue serait dans les meilleurs intérêts du Département D’Etat des Etats-Unis.

CONDITIONS A REMPLIR

  1. Candidats éligibles

La section des Affaires Publiques encourage les haïtiens et les américains à appliquer:

  • Des organisations accréditées à but non lucratif, incluant les groups de réflexions et les organisations de la société civile/ non-gouvernementales avec des expériences de programmation.
  • Des particuliers
  • Des institutions éducatives à but non lucratif ou gouvernementales.
  • Des institutions gouvernementales

Les entités à but lucratif et commerciales ne peuvent pas appliquer.

  1. Partage des coûts ou contribution

Le partage des coûts n’est pas requis/exigé.

  1. Autres critères d’éligibilités

Les candidats ne peuvent que soumettre une proposition par organisation. Si l’organisation soumet des propositions additionnelles venant de la même source, toutes les propositions soumises par cette institution seront considérées inéligibles pour financement.

Pour être éligible afin de recevoir une subvention, toutes les organisations doivent avoir un identifiant numérique unique du système développé par l’agence de notation Dun & Bradstreet (D&B) –DUNS number-(Data Universal Numbering System (DUNS) de Dun & Bradstreet), ainsi qu’une inscription valide sur www.SAM.gov.  Prière de voir la Section D.3 pour information sur les moyens d’effectuer ces inscriptions.  Les particuliers ne sont pas obligés d’avoir un DUNS number or de s’inscrire sur SAM.gov.

INFORMATION SUR L’APPLICATION ET LA SOUMISSION DES DOCUMENTS

  1. L’adresse pour demander le formulaire d’application

Les formes d’applications requises plus bas sont disponibles sur papgrants@state.gov

  1. Le contenu et la forme de soumission de l’application

Prière de suivre les instructions ci-dessous attentivement. Les soumissions qui ne remplissent pas les conditions de cette annonce ou qui ne respectent pas les exigences énoncées seront inéligibles.

Contenu de l’Application

Vous devez vous assurer que:

  • La proposition répond clairement aux buts et objectifs de cette possibilité de financement
  • Les applications soient soumises en français ou en anglais. Pour les applications approuvées, les documents requis devront être soumis en anglais.
  • Les budgets soient détaillés en dollars américains.
  • Les pages soient numérotées
  • Les documents soient formatés sur du papier de size 8 ½ x 11,
  • Les documents Microsoft Word, police Times New Roman, 12 points, interligne simple, et avec marge d’au moins 1 pouce.

Les documents suivants sont requis:

  1. Formulaires de demande obligatoires(Note: les formulaires seront joints par lien au site internet).
  1. Page de Couverture: La page de couverture doit mentionner le nom de l’appliquant et de l’organisation, la date de soumission du projet, le titre du programme, la date de la période de lancement et de clôture du programme, et une brève présentation sur les objectifs du programme.
  2. Proposition (5 pages maximum): La proposition doit contenir suffisamment d’informations de sorte que n’importe qui puisse comprendre les objectifs de l’appliquant. Vous pouvez soumettre la proposition sur le format qui vous convient, mais elle doit inclure tous les éléments ci-dessous-mentionnés.
  • Résumé de la proposition: Brève description du programme avec emphase sur les objectifs du programme et les résultats anticipés֖.
  • Présentation de l’organisation ou de l’individu soumettant l’application: Une description des activités passées et présentes, montrant la capacité à exécuter le programme, y compris des informations sur toutes les subventions précédemment obtenues de l’ambassade des États-Unis et/ou d’agences gouvernementales américaines.
  • Enoncé du problème: Une description claire, concise et bien détaillée du problème à résoudre et pourquoi le programme proposé est nécessaire
  • Buts et Objectifs du Programme:  Les «objectifs» décrivent ce que le programme vise à accomplir. Quel aspect des relations entre les États-Unis et Haïti sera amélioré? Les «Objectifs» se réfèrent aux réalisations intermédiaires par rapport aux objectifs. Ceux-ci doivent être possibles et mesurables.
  • Activités du Programme: Décrire les activités du programme et souligner comment elles aideront à atteindre les objectifs anticipés.
  • Méthodes et Conception du Programme: Une description de la façon dont le programme devrait être implémenter en vue de résoudre le problème énoncé et d’atteindre les objectifs.
  • Calendrier du Programme Proposé: le calendrier proposé pour les activités du programme. Inclure les dates, heures et lieux des activités et événements prévus.
  • Personnel Clé: noms, titres, rôles et expérience/qualifications du personnel clé impliqué dans le programme. Quelle proportion de leur temps sera utilisée à l’appui de ce programme?
  • Partenaires du Programme:Soumettre la liste des noms et le type d’engagement des principales organisations partenaires et des sous-bénéficiaires.
  • Plan de suivi et d’évaluation du programme:Cette partie est importante pour le succès des subventions. Pendant la durée de la subvention, comment les activités seront-elles surveillées pour assurer qu’elles se produisent en temps opportun et comment le programme sera-t-il évalué en vue d’assurer qu’il réponde aux objectifs de la subvention?
  • Financement futur ou plan de développement durable de l’appliquantlui permettant de poursuivre le programme au-delà de la période de subvention ou la disponibilité d’autres ressources, le cas échéant.
  1. Justification du budget:Après avoir rempli la forme du budget SF-424A (ci-dessus), utilisez un autre document pour détailler chacune des dépenses du budget. Voir la section H. Autres informations: Pour plus d’informations, veuillez trouver ci-dessous les lignes directrices pour soumettre les budgets.
  1. Pièces jointes
  • CV d’une page ou résumé du personnel clé propose pour le programme
  • Lettres de soutien des partenaires du programme décrivant les rôles et les responsabilités de chaque partenaire, le cas échéant
  • Lettres d’autorisation officielles, si demandées pour les activités du programme
  1. S’inscrire avec le Unique Entity Identifier and System for Award Management (SAM.gov)

Inscriptions Requises:

Toutes les organisations qui soumettent des subventions (sauf les particuliers) doivent s’inscrire comme mentionner ci-dessous.  Les inscriptions sont gratuites:

  • Unique Identifier Number from Dun & Bradstreet (DUNS number)
  • NCAGE/CAGE code
  • SAM.gov registration

Etape 1: Appliquer pour un DUNS number et un NCAGE number (ces inscriptions peuvent se faire de manière simultanée)

Application pour le DUNS Number:  Les organisations doivent avoir un Data Universal Numbering System (DUNS) Number de la compagnie Dun & Bradstreet.  Si votre organisation n’est pas déjà enregistrée, vous pouvez obtenir un numéro en appelant le 1-866-705-5711 ou en visitant le lien http://fedgov.dnb.com/webform/displayHomePage.do;jsessionid=81407B1F03F2BDB123DD47D19158B75F. http://fedgov.dnb.com/webfor

Application pour le NCAGE: Ci-dessous, veuillez trouver le lien y relatif https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/scage/CageList.aspx

Instructions pour la procédure d’application pour le NCAGE:

https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/Docs/US%20Instructions%20for%20NSPA%20NCAGE.pdf

Pour assistance si vous êtes aux Etats-Unis, appelez le 1-888-227-2423

Pour assistance si vous êtes en dehors des Etats-Unis, appelez le 1-269-961-7766

Ecrire à NCAGE@dlis.dla.mil en cas de difficultés à obtenir un code NCAGE.

Etape 2: Après avoir reçu le code NCAGE, veuillez-vous inscrire sur le SAM en entrant vos informations sur https://www.sam.gov.  L’inscription avec SAM doit être renouvelé annuellement.

  1. Dates et heures de soumission

La Section des Affaires Publiques acceptera les propositions tout au long de l’année et examinera les propositions selon le calendrier suivant:

  • Lespropositions reçues entre le 6 décembre et le 1erjanvier seront examinées d’ici le 15 janvier, les réponsessortant d’ici le 15 février
  • Lespropositions reçues entre le 1er janvier et le 1er février2019 seront examinées d’ici le 15 février, les réponsessortant d’ici le 15 mars
  1. Autres Exigences pour les Applications

Tous les documents de candidature doivent être envoyés par courrier électronique à papgrants@state.gov

INFORMATION SUR LA REVISION DES APPLICATIONS

  1. Critères

Chaque application sera examinée et évaluée sur la base des critères définies ci-dessous.  Les critères définies sont  étroitement liés et sont considérées dans l’ ensemble quand il s’agit de juger de la qualité globale de l’application.

Qualité et Faisabilité de l’Idée d’un Programme – L’idée du programme est bien développée et contient tous les détails sur la façon dont les activités seront exécutées.     La proposition inclus un calendrier d’exécution raisonnable.

Buts et objectifs: les buts et les objectifs sont clairement définis et l’approche du programme aura un impact maximum permettant d’atteindre les résultats proposés.

 

Les priorités de l’Ambassade: Le candidat a clairement exprimé comment ses objectifs déclarés sont liés aux domaines de priorités de l’Ambassade des Etats-Unis en Haiti, comment ils les supportent, et comment ils seront utiles à nos publics visés.

Budget: Le justificatif budgétaire est détaillé.  Les couts sont raisonnables par rapport aux activités proposées et aux résultats attendus.  Le budget est réaliste et rend compte de toutes les dépenses nécessaires permettant d’atteindre les objectifs associés aux activités proposées.

Plan de suivi et d’évaluation: Le candidat doit montrer qu’il est capable d’évaluer le succès du programme en fonction de facteurs clés et il doit fournir les étapes-clés qui indiquent sa progression vers les objectifs présentés dans le projet.  Le programme contient des indicateurs d’extrants ainsi que des indicateurs de résultats visés, et démontrent comment et quand ils seront évalués.

Capacité organisationnelle et rapport sur les subventions reçues précédemment : L’organisation possède des compétences dans son domaine de prédilection et le Bureau des Affaires Publiques est persuadé qu’elle pourra réaliser le programme.  Ceci comprend également un système de gestion financière et un compte en banque.

 Pérennité: Les activités du programme continueront d’avoir un impact positif après la fin du programme.

  1. Processus d’examen et de Sélection

Un Comité d’examen des subventions évaluera les demandes de subventions admissibles.

  1. FAPIIS

Pour toute subvention fédérale ayant trait à un avis d’offre de financement, si l’agence fédérale octroyant le financement considère que la participation fédérale du financement sera plus élevée que le seuil d’acquisition simplifiée, pour toute aide fédérale ayant trait à un avis d’offre de financement on peut inclure la période de performance (voir §200.88 Simplified Acquisition Threshold).  Cette section devra aussi préciser pour les appliquant les points suivant:

  1. Avant d’octroyer une subvention fédérale ayant un montant total de participation fédérale plus élevé que le seuil d’acquisition simplifiée, l’agence fédérale en question est tenu d’examiner toute nouvelle information au sujet du demandeur qui est contenu dans le système désigné d’intégrité et de performance auquel on peut accéder en passant par le SAM (actuellement FAPIIS) (voir également 41 U.S.C. 2313);

ii.Un demandeur est en mesure d’examiner les informations contenues dans le système désigné d’intégrité et de performance à travers le SAM, a sa discrétion, et il peut faire des remarques au sujet de toutes informations le concernant précédemment saisies dans le système par une agence fédérale et qui seraient déjà présentes dans le système désigné d’intégrité et de performance auquel on peut accéder en passant par le SAM

iii L’Agence fédérale qui donne la subvention devra prendre en considération quel que soit le commentaire que fera le demandeur, et ceci comme détails additionnels par rapport aux autres informations contenues dans le système désigné d’intégrité et de performance quand il s’agira de prendre une décision concernant l’intégrité du demandeur, son éthique professionnelle, ses états de service en ce qui a trait aux subventions fédérales, et finalement, quand il s’agira de finaliser l’examen des risques posés par le demandeur comme décrit par l’agence fédérale  qui donne la subvention dans  § 200.205 qui est le rapport d’étude de risques posés par les demandeurs.

INFORMATION SUR L’ADMINISTRATION D’UNE SUBVENTION FÉDÉRALE

  1. Avis d’attribution de contrats par le Gouvernement Fédéral

La subvention ou protocole d’entente sera rédigée, signée, octroyée et administrée par l’agent de subvention ou Grant Officer.    L’accord d’assistance est le document d’autorisation qui sera envoyé au demandeur par email pour examen et signature.  Le bénéficiaire peut commencer à faire des dépenses liées au programme seulement à partir de la date listée sur le document du protocole d’attente signé par le Grant Officer.

Si un projet est sélectionné pour financement, le Département D’État  n’a aucune obligation quand il s’agit d’octroyer des fonds additionnels.   Le renouvellement d’une subvention dans le but d’augmenter le montant du financement ou bien d’augmenter la prolongation de la période de programmation est laissée à la discrétion du Département D’État.

L’émission de ce NOFO ne constitue pas une obligation de subvention de la part du gouvernement américain, et nul obligation n’est fait au gouvernement de  financer les coûts encourus pendant la préparation et la soumission des projets.    Le gouvernement américain se réserve également le droit de refuser n’importe lequel ou tous les projets qu’il a reçu.

Méthode de paiement: Les paiements se feront au besoin en deux temps, pour la réalisation des activités du programme.

Toutes organisations dont la demande ne sera pas financée seront également avisées par e-mail

  1. Règlements administratifs et exigences des politiques nationales

Modalités et Conditions:    Avant de soumettre une application, les demandeurs doivent prendre connaissance de toutes les normes et conditions ainsi que des attestations requises qui s’appliqueront à ce contrat pour assurer qu’ils pourront respecter leurs obligations.  Elles incluent :

Les Certifications et Garanties ainsi que les Termes et Conditions du Département D’État  qui sont tous disponibles sur : https://www.state.gov/m/a/ope/index.htm.  Prière de noter l’obligation qui est faite dans les Modalités et Conditions d’utiliser le marquage et l’étiquetage avec le drapeau américain

  1. Rapport

La Présentation des Rapports: Les récipiendaires seront tenus de soumettre des rapports financiers et des rapports de programmes.  Le protocole d’entente déterminera quand ces rapports devront être soumis.

LES CONTACTS DE L’AGENCE FEDERALE VERSANT LA SUBVENTION

Si vous avez des questions au sujet du processus d’application pour une subvention, prière de contacter le Bureau des Affaires Publiques a l’adresse suivante: papgrants@state.gov.

Nota Bene: nous n’offrons pas de pré-consultation sur les points définis dans le NOFO et liés aux demandes de subventions ou propositions.   Une fois que l’application a été soumise, les officiels du Département d’État aussi bien que son personnel localisés au Département lui-même ou bien dans une ambassade à l’étranger, ne sont pas autorisés à discuter du concours avec les demandeurs jusqu’à ce que le processus d’examen et d’évaluation aient été complété.

AUTRES INFORMATIONS

Directives pour la justification du budget

Personnel: Préciser les salaires, rémunérations et avantages sociaux du personnel temporaire ou permanent qui travaillerons pour le demandeur pendant le programme, et définir également le pourcentage de temps qui sera consacré au programme.

Voyage: Estimer les frais de voyage et les dépenses journalières pour ce programme.   Si le programme comporte un voyage à l’étranger, y inclure un bref énoncé justificatif pour le voyage en question.

Equipement: Décrivez tout matériel, meubles ou biens personnels qui sont nécessaires au programme, et qui ont une vie utile dépassant un an (ou une durée de vie dépassant le cadre du programme) et qui coutent au moins $5000 l’unité.

Matériels:   Faites une liste de tous les matériels, meubles, ou biens personnels, incluant les ordinateurs qui seront nécessaires pour la faisabilité du programme.   Si un élément coute plus de $5000 l’unité, ajoutez le au budget sous la rubrique équipement.

Lien contractuel: Décrire les biens et services que le demandeur prévoit d’acquérir  en utilisant un  contrat passé avec un fournisseur     Décrivez également toutes sous- allocation donner à un partenaire sans buts lucratifs qui vous aidera à compléter les activités du programme.

Autres coûts directs : Décrire tous les autres coûts  directs directement associés au programme, qui ne correspond à aucune autre catégorie tel que par exemple, les coûts d’expédition pour le matériel et les équipements ou bien les taxes applicables.   Tous les frais remboursables et les frais divers doivent être détaillés et justifiés.

Coût Indirects:   Les coûts indirects ne peuvent être liés directement aux activités d’un programme, tel que par exemple les frais généraux qui sont nécessaires au fonctionnement du programme.   Si votre organisation a un Accord Négocié de Recouvrement des Coûts Indirects (NICRA) et vous incluez ces frais dans le budget, vous devez soumettre une copie de votre plus récent NICRA.    Les organisations qui n’ont jamais eues de NICRA peuvent faire une requête en vue d’obtenir des coûts indirects de 10% sur le total modifié des coûts directs tel que définie dans 2 CFR 200.68.

“Le partage des coûts » fait état des contributions provenant de l’organisation elle-même ou provenant d’autres entités différentes de l’ambassade américaine.  Ceci inclus également des contributions en nature tel que la contribution des bénévoles et les sites gratuits.

Boissons alcoolisés: Prière de noter que les subventions ne peuvent pas être utilisées pour l’achat de boissons alcoolisées.